Sistem pembayaran tunai saat ini menjadi PR bagi pengusaha, di mana banyak sekali ketidakjujuran yang dapat dilakukan oleh staff melalui celah ini. Pasalnya, banyak staff yang kurang jujur, saat menerima pembayaran tunai tidak dicatatkan, sehingga dana yang diterima tak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke kantong karyawan itu sendiri.
Contohnya saja di bisnis ritel, kasir wajib menyerahkan struk kepada pelanggan, supaya tidak ada celah penggelapan dana di meja kasir. Struk berguna untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pembeli & bukti uang masuk ke perusahaan. Apabila struk tak tercetak, otomatis dana yang diserahkan oleh pelanggan tak bisa ditelusuri.
Hal ini bisa pula terjadi pada bisnis lain misalnya travel umrah. Apabila bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan bisnis travel. Satu produk paket umrah saja harganya di atas 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang daftarnya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang memerlukan perhatian khususnya soal pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, bila masih menggunakan pembayaran tunai, rawan sekali terjadi penyelewengan. Bagaimana hal itu bisa terjadi? Mari kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Misalnya ada seorang calon jamaah yang mendaftar umrah, kemudian membayar sejumlah uang muka. Setelah itu, pelanggan tersebut membayar dengan cara mengangsur selama beberapa kali. Jika travel umrah masih menggunakan pencatatan transaksi dan pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penggelapan dana. Transaksi tunai rawan tidak tercatat, apalagi jika travel belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk manajemen travel.
Apalagi travel tersebut telah mempunyai banyak jamaah, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diakui “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi saja, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel dengan volume penjualannya tinggi, omsetnya bisa milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta saja tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang semestinya dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil seperti ini terjadi, adalah awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang dapat dilakukan oleh owner travel umrah yang ingin membenahi manajemen transaksi dan pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran cashless di bisnisnya. Penerapan Virtual Account misalnya, adalah solusi supaya bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel dapat dihindari.
Penerapan pembayaran cashless saat ini sudah cukup marak. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel umrah & haji. Sangat perlu untuk menggunakan sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran cashless.
Saat ini sudah ada sistem manajemen travel yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya dapat terpusat dalam sebuah sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari pelanggan, karena sistemnya sudah terintegrasi antara transaksi, pembayaran, dan keuangan, maka dapat dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem digital manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga harus memilih mana sistem yang sudah all in one menghadirkan solusi-solusi bagi problematika travel. Sehingga pengelolaan travel bisa lebih mudah, rapi & efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang dapat diraih bila travel mau bertransformasi digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga dalam hal pembayaran usahakan juga sudah beralih ke pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan karena sistem pembayaran non tunai membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah memakai Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi secara otomatis tanpa perlu meminta bukti pembayaran dari jamaah.
Apabila travel sudah menggunakan sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayarannya, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tidak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun dapat diminimalisir.
Kedua, pembayaran cashless sangat praktis dan memudahkan tim travel. Bayangkan jika setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang diperlukan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, & menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel makin efisien.
Ketiga, mempermudah jamaah yang akan melakukan pembayaran. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah juga demikian. Saat ini, umumnya orang tidak menyimpan uang secara cash. Jika travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah sulitnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu membayarkannya pada travel umrah.
Keempat, pencatatan dan laporan keuangan yang lebih rapi. Jika travel sudah menggunakan sistem travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless dan terintegrasi dengan sistem keuangan travel, maka pembuatan laporan transaksi dan laporan keuangan pun bisa lebih mudah dan cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis berjalan, maka biaya operasionalnya pun semakin rendah, sehingga keuntungan lebih tinggi. Di bisnis travel, penggunaan sistem pembayaran digital, dapat menyingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus ditangani beberapa orang, kini cukup satu orang saja dapat menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa aktivitas berulang dapat diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, dan pembuatan laporan dapat dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran cashless.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan di atas, sudah saatnya travel memakai sistem pembayaran digital, serta beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran non tunai. Travel yang mempertahankan manajemen travel yang serba manual, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel mengikuti perkembangan teknologi di zaman digital seperti sekarang ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi pemilik bisnis maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam menjalankan operasional travelnya. Jika masih memakai cara lama, jangan harap travel bisa berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba kolaps, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tak mau bertransformasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda memakai software digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
